Wat hebben
we gedaan:

  • Advies & strategie
  • Design (UX/UI)
  • User testing
  • Projectmanagement
  • Content ondersteuning

De geboorte van een kerngezonde (ziekenhuis)website

Welkom en bedankt voor je interesse in het proces over de totstandkoming van de nieuwe website voor het Deventer Ziekenhuis. We vertellen in deze casestudie stapsgewijs hoe wij dit hebben aangepakt en hopen dat dit je inzicht geeft in onze werkwijze voor de ontwikkeling van een nieuwe (ziekenhuis)website.

Spectaculaire onthulling van het gerevitaliseerde logo van het Deventer Ziekenhuis in het theater in Deventer.

De oude website werd niet meer gezien als volwaardig communicatiemiddel.

Verschillende doelgroepen en persona's zijn uitgewerkt, waarbij is gekeken naar de samenstelling van de inwoners van Deventer en omstreken.

Van visie naar wireframes, de eerste voorzichtige functionaliteiten en gebruikerspaden komen tevoorschijn.

Tijdens de designsprint was er voor iedereen ruimte om mee te denken en te kijken.

De eerste vertaalslag vanuit het functioneel ontwerp naar het grafisch ontwerp.

Er zijn veel designs gemaakt voor verschillende pagina’s en functionaliteiten. Om overzicht te houden en feedback te verzamelen gebruiken we Invision.

Tijdens het gehele proces is het prototype diverse keren onder de loep genomen door een testpanel, van look and feel tot gebruikersflow door de website.

Het resultaat van alle inspanningen; de nieuwe website www.dz.nl

De onthulling (geboorte) van de nieuwe website in het Deventer Ziekenhuis.

Fact and figures
- 20 pagina’s design voor desktop, 6 pagina’s voor mobiel
- 2 strategische sessies
- 20 personen in een klankbordgroep
- 8 personen in de projectgroep (van Deventer Ziekenhuis)
- 3 bureaus (Panton, Robuust en Morskieft Ontwerpers)
- 1 projectleider (regisseur) tussen de verschillende partijen
- Doorlooptijd tot live-gang 6 maanden
- 5000 unieke pagina’s
- 3 testronden
- Schaalbare hosting
- Craft CMS
- 3 nerds, 2 creatieven, 1 projectleider

Hoe zijn we begonnen

In 2017 zijn wij samen met Deventer Ziekenhuis gestart met de ontwikkeling van een nieuwe visuele identiteit. Een aangescherpte missie & visie, uitgewerkte kernwaarden en verschillende inloop-sessies op locatie lagen hieraan ten grondslag. Vanuit deze identiteit is er een implementatietraject gestart waarin al snel duidelijk werd dat er behoefte was aan een nieuwe website.

Digitale visie

De bestaande website was flink verouderd, onduidelijk voor gebruikers en werd niet gezien als volwaardig communicatiemiddel door de medewerkers van het Deventer Ziekenhuis. Waar begin je dan? Wij zijn gestart met het in kaart brengen van de doelgroep en bijbehorende online behoeftes, om uiteindelijk een online visie te kunnen ontwikkelen.

Voor het ontwikkelen van de visie hebben we samengewerkt met Panton. Panton is een bureau met expertise op gebied van product- en procesontwikkeling voor de zorg. Naast de expertise van Morskieft Ontwerpers en Panton nam ook een speciaal aangewezen klankbordgroep deel aan de sessies. De klankbordgroep bestond uit artsen, de clientenraad, HR, ICT en communicatie. Met alle verschillende expertises aan tafel hebben we aan de hand van verschillende sessies gekeken naar de doelgroep, de doelgroepbehoeften en website-vraagstukken. Deze sessies hebben geleid tot een heldere visie en de uitkomsten zijn vertaald naar wireframes.

Leuk zo’n visie, en nu?

Van idee naar product, zonder horten en stoten. Om dit op voorhand (waar mogelijk) te voorkomen werden er naast de digitale visie nog twee aanvullende uitgangspunten neergelegd. Het programma van eisen (PvE) en het budget. Het PvE werd opgesteld door Deventer Ziekenhuis samen en Panton en bevat onder andere: Digitoegankelijkheid, ISO certificering, zoekfunctie, Iprova koppeling en AVG. Ook werd er transparant gesproken over het beschikbare budget gekoppeld aan een streefdatum voor live-gang.

Wij zijn van mening dat iedereen in zijn kracht staat als je doet waar je het beste in bent. Daarom hebben we gekozen voor een samenwerking met onze technische partner Robuust. Dit jonge bedrijf met ervaren mensen sloot naadloos aan bij de wens die wij hadden voor het development; vaardig, flexibel én oog voor design. 



Vanuit deze samenwerking hebben we een projectplan geschreven. Dit plan kun je zien als fundament; een basis waar we altijd op terug konden vallen gedurende het proces. Want zoals in ieder proces waarbij veel personen en belangen betrokken zijn, is het zaak dat je altijd de uitgangspunten, het doel en de weg daar naartoe scherp in de gaten houdt.

STAP 1

Ontwerp op locatie

Na de kick-off meeting met afgevaardigden uit de klankbordgroep zijn we een week onafgebroken gaan ontwerpen op locatie. Letterlijk centraal in het Deventer Ziekenhuis zitten tijdens het ontwerpen gaf ons als ontwerpers een boost in beleving, en creëerde tevens zichtbaarheid en aandacht voor het project onder de medewerkers. Tijdens de designsprint kregen we vragen, opmerkingen, fronzen en glimlachen met als resultaat aan het eind van de week: een vormgegeven, klikbaar, prototype, klaar voor testronde nummer één.

STAP 2

Testing, testing, 1,2,3..

Waar getest wordt zijn resultaten. Deze testperiode van ongeveer vier weken kende twee fases. In de eerste fase is er getest door de klankbordgroep. In de tweede fase werd er getest (op een aangescherpt prototype) binnen een bredere focusgroep. Het laatste klikbare prototype is daarna vanuit de visie, programma van eisen en budget gepresenteerd bij de Raad van Bestuur. Tijdens deze presentatie konden ze niet achterover leunen en luisteren, maar moesten ze zelf aan te slag om door het prototype heen te klikken aan de hand van een aantal vragen. Volgens ons de beste manier om onze testresultaten te onderbouwen en de aandacht hoog te houden.

STAP 3

Groen licht = bouwen maar

Een essentieel, maar visueel minder zichtbare fase uit het project is de developmentfase. Er is gekozen voor een vijftal developmentsprints. In het projectplan stond duidelijk omschreven wat de oplevering na iedere sprint zou zijn. Na iedere sprint was er een contactmoment met Deventer Ziekenhuis waarbij de ontwikkelde onderdelen uitvoerig getest konden worden alvorens de volgende sprint werd ingezet. Door deze afstemming lag de verwachting en oplevering altijd dicht bij elkaar. Na 12 weken vanaf het akkoord op het prototype was het resultaat daar! Een website klaar om gevuld te worden.

STAP 4

Een website in werking

Zoals Steve Jobs ooit al zei: “Design is not what it looks like, design is how it works.” Dat is met de ontwikkeling van een nieuwe website niet anders. Hierbij ging het vooral om de werking van de ‘achterkant’ van de website: het CMS. Dit gedeelte in het proces was tweeledig. Aan de ene kant moeten medewerkers van het Deventer Ziekenhuis leren werken met een nieuw CMS. Aan de andere kant moeten ze wennen aan de nieuwe visie en praktische invulling daarvan. Een andere mindset over hoe er wordt omgegaan met de website en de (volgorde van) informatie die het bevat. Voor een succesvolle website is het zeker van belang ook hier tijd en budget voor in te calculeren. De switch naar een andere mindset kost tijd en het aanleren van een nieuw CMS zal niet direct helemaal vlekkeloos verlopen voor iedereen.

Door ook in dit gedeelte van het project de regie op ons te nemen hielden we tot de livegang het programma van eisen, visie, budget, identiteit én planning in de gaten en konden we bijsturen of uitleggen waar nodig. Praktisch betekende dat wekelijkse doorloopsessies en het inkloppen van heel veel teksten en beelden samen met de medewerkers van het Deventer Ziekenhuis. Als designers en developers vinden wij niets gaver dan ons werk tot leven te zien komen met de content zoals het bedoelt is. Je werkt samen aan de laatste stap tot een heel tastbaar doel: de livegang!

STAP 5

What’s next?

Na livegang is ons werk niet klaar. We ontwikkelen de website, samen met het Deventer Ziekenhuis, met een zogeheten backlog. Dit is een lijst met wensen. Gedurende het project zal je merken dat er namelijk altijd functionaliteiten, elementen en wensen bijkomen. De backlog is geprioriteerd op basis van noodzaak, budget en planning. Een ongoing proces waardoor je een up-to-date website hebt én houdt!

Het ene traject is het andere niet

We zijn ons er zeer van bewust dat geen project of proces hetzelfde is, maar we hopen je met het bovenstaande case wel een kijkje te hebben gegeven in onze aanpak en de stappen die daarbij horen. Naast deze stappen, die misschien wel logisch klinken, is er nog één belangrijk laatste punt wat je project kan maken of breken: breng de juiste mensen en partijen bij elkaar.

Wij hebben ervoor gekozen om een team samen te brengen waarbij er overlap is in vaardigheden en kennis. Panton heeft de lijnen uitgezet wat betreft strategie, waarbij wij voldoende ruimte hebben gekregen om aan te vullen vanuit onze strategische kennis. Wij hadden de lead wat betreft design, UI en UX, maar Robuust heeft hier ook in meegedacht. Robuust heeft de lead in development, maar hier dachten en werkten wij ook aan mee. En dan hebben we het nog niet eens over de input van het Deventer Ziekenhuis. En een voordeel van een klein team is de hoge bereikbaarheid en persoonlijk contact. Een voorbeeld hiervan is dat wij er bewust voor kiezen om niet te werken met een ticketsysteem, maar om persoonlijk contact te houden wanneer het gaat om de backlog ontwikkelingen.

Omdat we het waardevol vinden om niet alleen onze kant van het verhaal te belichtten, maar ook die van de opdrachtgever, hebben we Erick van Zijl (Manager Marketing Communicatie van het Deventer Ziekenhuis) gevraagd hoe hij terugkijkt op dit proces. Zijn ervaring lees je hier.

Eind goed al goed*

We willen je bedanken voor de tijd die je hebt genomen om deze case study te bekijken, scannen of lezen. Wij kijken met warme gevoelens terug op een ontzettend mooi project, waar we ook in de toekomst met veel plezier aan blijven werken. We hopen je met deze case te hebben geïnspireerd over de manier waarop je met een klein team een goedwerkende (ziekenhuis)website kunt ontwikkelen.

* Een kleine disclaimer die we willen maken is dat we in het verhaal hierboven niet zijn ingegaan op de creatieve verantwoording van www.dz.nl. Iets wat ons als designers zeer aan het hart gaat, maar waarop we in deze case niet de focus hebben liggen.

Interesse in onze aanpak?

Laat je gegevens achter en wij nemen graag contact op, om eens te kijken naar de mogelijkheden van onze aanpak binnen jullie ziekenhuis.